Qué es un kardex y por qué no se debe poder borrar

Kardex es una palabra vieja —viene de las tarjetas de cartón que se guardaban en un cajón metálico, una por producto— y describe algo muy simple: el historial completo de los movimientos de una pieza. Cada renglón dice qué pasó, cuándo, cuántas piezas, a qué costo y con qué existencia quedó.

Leído de arriba abajo, ese cuadro contesta preguntas que ningún reporte contesta: por qué el costo de la pieza es $250 y no $300, en qué momento se movió mercancía a la otra tienda, y qué día apareció la merma que descuadró el conteo.

Lo que lo hace valer: que no se pueda editar

Un kardex que se puede corregir es un cuaderno. Sirve para saber cuánto hay hoy, y para nada más — porque cualquier renglón raro se pudo arreglar antes de que tú lo vieras, y no hay manera de saber si se arregló.

La regla es la misma de la contabilidad de toda la vida: un asiento no se borra, se contra-asienta. Si registraste una entrada de diez piezas y eran cinco, no editas el renglón: registras una salida de cinco con su motivo, y los dos quedan. El saldo queda bien y el historial cuenta lo que pasó de verdad, incluido el error.

Qué tiene que llevar cada renglón

• —Fecha y hora. Sin hora, dos movimientos del mismo día no se pueden ordenar, y el orden es lo que hace que el saldo tenga sentido.
• —Tipo de movimiento. Entrada, venta, devolución, traspaso, ajuste. Cada uno se investiga distinto.
• —Cantidad con signo. Lo que entra suma, lo que sale resta. Sin signo hay que adivinar por el tipo.
• —Costo unitario. Es lo que permite valuar la salida y calcular el costo de lo vendido.
• —Saldo después del movimiento. Para poder leer la columna de arriba abajo sin sumar de cabeza.
• —Ubicación. En qué tienda o bodega pasó. Sin esto, un traspaso parece una pérdida y una llegada.
• —Quién lo hizo. No para vigilar: para preguntar. Quien capturó una entrada rara es quien puede explicarla.
• —Motivo, cuando es un ajuste. Conteo, merma, rotura, robo. Sin motivo, dentro de seis meses es un número mudo.

El traspaso, que es donde casi todos se equivocan

Mover mercancía de una tienda a otra no cambia lo que vale tu inventario: la misma pieza, con el mismo costo, en otro estante. Por eso un traspaso son DOS renglones enlazados —una salida en el origen y una entrada en el destino, ambas al mismo costo— y no una salida en uno y una compra en el otro.

Registrarlo como compra en el destino es el error clásico, y sale caro: infla el costo promedio de la tienda que recibe, mete un gasto que no existió y hace que el margen de todo lo que esa tienda venda después salga mal.

Para qué te va a servir

Para cuadrar un conteo, para contestarle a tu contador de dónde salió el costo de ventas del mes, para saber si una tienda está mermando más que las otras, y para el día que tengas que enseñarle a alguien —un socio, el SAT, un comprador— que tus números vienen de algún lado.

En Arca, cada entrada, salida, traspaso y ajuste escribe su renglón solo, con todo lo de la lista de arriba. No se edita y no se borra: si algo no cuadra, el kardex dice dónde se fue.